Privacy Policy fornita ai sensi del Regolamento UE/2016/679

Conformemente all’articolo 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) e alla normativa nazionale in materia di protezione dei dati personali, Infotec S.r.l., con sede legale in Marano Principato (CS), Via Canali n. 10, P.IVA e C.F. 03464260789 (“Infotec” o “Titolare”), in qualità di amministratore del trattamento, informa l’utente (“Interessato”) sulle modalità di gestione dei suoi dati personali.

Finalità del trattamento e basi giuridiche

I dati trasmessi dall’Interessato verranno utilizzati per:

  • Fornitura del servizio: gestione, amministrazione ed erogazione del servizio INFOTEC-H2H, inclusa la spedizione e archiviazione temporanea di documenti postali online (come Raccomandate, Atti Giudiziari, Telegrammi, PEC, ecc.), seguendo le richieste dell’Interessato. La base giuridica è l’esecuzione di un contratto o di attività precontrattuali (art. 6.1.b GDPR).
  • Adeguamento a obblighi normativi (art. 6.1.c GDPR): quando la legge impone la conservazione dei dati, Infotec gestirà i dati limitatamente agli obblighi previsti.
  • Difesa dei propri diritti: per tutelare o esercitare i diritti di Infotec in sede giudiziaria o stragiudiziale, si agisce secondo il legittimo interesse (art. 6.1.f GDPR).

Modalità di trattamento e misure di sicurezza

Il trattamento avviene tramite mezzi manuali ed elettronici nel rispetto dei principi di correttezza, legalità, trasparenza e tutela della riservatezza. Infotec implementa misure tecniche e organizzative atte a prevenire accessi non autorizzati, perdita, divulgazione o modifiche dei dati.
In linea con l’art. 25 GDPR, Infotec applica la protezione dei dati fin dalla fase di pianificazione dei sistemi (“privacy by design”) e come impostazione di default (“privacy by default”).

Tipologia di dati trattati

Infotec S.r.l. gestisce i seguenti dati, a titolo esemplificativo:

  • Dati identificativi e di contatto: nome, cognome, ragione sociale, indirizzo email, PEC, sedi, telefono, fax.
  • Dati fiscali e societari: Partita IVA, Codice Fiscale, Codice SDI, IBAN, banca di riferimento.
  • Ricevute di invio/accettazione: documenti che attestano le spedizioni tramite Poste Italiane.
  • Dati particolari (art. 9 GDPR): eventuali informazioni sensibili sono trattate esclusivamente se fornite volontariamente dall’utente e soltanto ai fini dell’esecuzione del contratto.
  • Log e tracciamento: accessi, movimenti nell’applicativo, credenziali, comandi utilizzati, pagine e funzioni. Dati utili per migliorare l’esperienza e diagnosticare problemi tecnici.
  • Dati di tracking delle spedizioni: progressivi di recapito (“in consegna”, “consegnata”, ecc.), riferimenti missiva, date/orari, conservati da Poste Italiane per 3/6 anni e accessibili su richiesta utente.
  • Dati del rappresentante legale e referente IT: nome, cognome, email, telefono.
  • Dati amministrativi: email e recapiti per fatturazione e comunicazioni contrattuali.
  • Dati di spedizione: anagrafico mittente e destinatario, recapiti, indirizzi, date di spedizione e accettazione da Poste Italiane. Questi dati restano nel sistema Infotec per gestire il servizio.
  • Dati relativi ai documenti postali: contenuto delle comunicazioni, allegati (contratti, documenti firmati, fatture), conservati max 60 giorni salvo se diversamente sottoscritto.
  • Dati di sistema: prestazioni tecniche quali tempi di risposta, errori, interruzioni.

Infotec non è responsabile per la comunicazione volontaria di dati sensibili non richiesti; tali dati saranno utilizzati limitatamente alle finalità contrattuali.

Destinatari dei dati personali

I dati potranno essere comunicati a:

  • Poste Italiane S.p.A.: gestisce operativamente le spedizioni come titolare autonomo del trattamento.
  • Autorità pubbliche e organi di controllo: quando richiesto dalla legge o per disposizioni dell’autorità.

In caso di attività congiunta tra Infotec e Poste Italiane, i soggetti possono agire come contitolari del trattamento (art. 26 GDPR).

Trasferimento dati all’estero

I dati saranno trattati nel SEE. Se necessario, i trasferimenti fuori dall’area economica europea avverranno nel rispetto delle garanzie previste dal GDPR.

Tempi di conservazione

  • Dati identificativi/contatto: per tutta la durata del rapporto contrattuale e fino a 10 anni in ottemperanza agli obblighi fiscali.
  • Dati di spedizione: archiviati per 60 giorni sulla piattaforma (salvo servizi di conservazione a norma).
  • Documenti postali: max 60 giorni.
  • Log di sistema: conservati per 6 mesi, salvo termini più lunghi imposti dalle normative.
  • Dati fiscali/amministrativi: 10 anni come previsto dalle disposizioni fiscali.
  • Corrispondenza elettronica: secondo le normative specifiche (raccomandate/atti giudiziari: 3-6 anni da Poste Italiane).

Diritti dell’Interessato

L’Interessato può:

  • Accedere ai propri dati personali trattati da Infotec.
  • Chiedere rettifica o aggiornamento delle informazioni inesatte.
  • Chiedere cancellazione dei dati ove consentito dalla legge.
  • Opporsi per motivi legittimi al trattamento.
  • Limitare il trattamento in determinate situazioni.
  • Richiedere la portabilità dei dati.
  • Revocare il consenso in qualsiasi momento.

Le richieste vanno inviate a:

Aggiornamenti informativa

La presente informativa può essere modificata: eventuali aggiornamenti saranno comunicati tramite i canali di contatto.

Responsabile della Protezione dei Dati

Per domande sulla privacy scrivere a privacy@infotec-srl.it

Soft Spam

Ai sensi dell’art. 130 comma 4 Codice Privacy, Infotec potrà utilizzare l’email fornita in occasione di precedenti utilizzi per inviare comunicazioni su prodotti/servizi analoghi senza bisogno di consenso esplicito. L’utente può opporsi tramite link di disiscrizione o chiedendo via email all’indirizzo privacy@infotec-srl.it.

Finalità Commerciali

Solo previo consenso esplicito, Infotec potrà inviare campagne promozionali, newsletter e offerte tramite email/telefono. Il consenso è libero, informato e revocabile in qualsiasi momento. La revoca è sempre possibile attraverso il link nelle comunicazioni o tramite contatto diretto.

Profilazione

Infotec S.r.l. NON effettua profilazione automatizzata a scopi di marketing o analisi comportamentale.

Informativa ex art. 14 GDPR per dati di terzi
Infotec S.r.l. informa che i dati di terzi citati all’interno di documenti trasmessi tramite il servizio INFOTEC-H2H, inclusi eventuali dati particolari ex art. 9 GDPR, saranno trattati esclusivamente per l’esecuzione del servizio richiesto, la gestione temporanea della documentazione e il rispetto degli obblighi di legge.

Titolare del trattamento
Infotec S.r.l Marano Principato (CS), Via Canali n. 10, P.IVA e C.F. 03464260789

Categorie di dati di terzi trattati
Dati identificativi, contatto, ruolo e informazioni contenute nei documenti trasmessi. Dati particolari ex art. 9 solo se volontariamente forniti e nell’ambito del contratto.

Finalità del trattamento
Gestione del servizio, archiviazione temporanea, rispetto degli obblighi normativi.

Base giuridica
Esecuzione contratto (art. 6.1.b GDPR), legittimo interesse (art. 6.1.f GDPR), obblighi di legge (art. 6.1.c GDPR), consenso esplicito per dati sensibili (art. 9.2.a GDPR).

Destinatari dei dati personali
I dati personali potranno essere comunicati a Poste Italiane S.p.A. e alle autorità competenti.
Dati conservati 60 giorni salvo servizi di conservazione prolungata. Tracking spedizioni: 3/6 anni.

Diritti degli interessati
Accesso, rettifica, cancellazione, opposizione, limitazione, portabilità, revoca consenso.

Modalità di esercizio
Richiesta via canali indicati nell’informativa.

Trasferimento extra SEE
Non previsto, salvo esigenze tecniche.

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