Dematerializzazione
Dalla Busta Cartacea al Digitale Immediato
Basta con montagne di cartoline di ritorno e ingombranti buste non recapitate! Il servizio Infotec GED (Gestione Elettronica Documentale) trasforma il tuo archivio cartaceo in un sistema digitale immediato, garantendo la piena validità legale dei documenti. È la soluzione ideale per Raccomandate con Avviso di Ricevimento (A/R) e Atti Giudiziari.
Come Funziona (Cartoline AR e Buste Inesitate)
Infotec srl raccoglie nel suo centro servizi dedicato le Cartoline di Ritorno (Avvisi di Ricevimento – AR) e le Buste Inesitate (quelle non consegnate e destinate al rientro al mittente), in collaborazione con gli operatori postali che hanno effettuato il recapito.
- Acquisizione e Dematerializzazione: Il personale specializzato esegue la scansione dei documenti cartacei.
- Indicizzazione (Metadatazione): Le immagini digitali vengono associate a dati identificativi essenziali (metadati), come il codice univoco dell’invio, l’esito di consegna e la data, rendendole ricercabili con un semplice click.
- Archiviazione Fisica Catalogata per il Recupero Cartaceo
Le buste e le cartoline originali, dopo la scansione, vengono meticolosamente suddivise e catalogate. Sono inserite in scatole dedicate al cliente contrassegnate da un codice univoco.
I metadati digitali (visibili sul portale di consultazione) includono la posizione fisica (numero di scatola, posizione nella scatola) esatta del documento cartaceo, permettendone il facile e rapido recupero in caso di necessità.
Document Composition
Data Processing Creazione di Comunicazioni PersonalizzateGestire flussi complessi di documenti con contenuti variabili è ora semplice e automatizzato. I servizi di Document Composition e Data Processing di Infotec srl ti permettono di trasformare i tuoi dati in comunicazioni chiare, mirate e pronte per la stampa e l’invio.
Le Funzionalità
- Document Composition (Composizione del Documento): Crea in modo automatico documenti (fatture, bollette, contratti, solleciti) a partire dai tuoi dati variabili e un modello (template) fisso. Garantisce la personalizzazione di ogni singolo invio, inserendo dati specifici per ciascun destinatario.
- Estrazione Dati (Data Extraction): Utilizza tecnologie avanzate (OCR, ICR, OMR) e/o data entry manuale per estrarre informazioni cruciali da documenti esistenti, digitali o cartacei, per l’indicizzazione e l’archiviazione.
- Split Documenti (Separazione dei Flussi): Gestisce file unici contenenti comunicazioni multiple destinate a diversi destinatari. Il servizio è in grado di separare e riorganizzare automaticamente i documenti in lotti corretti, assicurando l’associazione univoca di ogni lettera al proprio indirizzo.
Stampa e Imbustamento
La Tua Corrispondenza gestita in OutsourcingInfotec srl trasforma i tuoi flussi di dati in comunicazioni cartacee professionali, complete e pronte per la spedizione, operando come un vero e proprio centro stampa remoto a tuo servizio. Questo servizio è la fase finale e cruciale del processo di Document Composition, garantendo che ogni documento raggiunga il destinatario in modo impeccabile.
Il Processo di Produzione
- Stampa Avanzata: Utilizzo di stampanti industriali che garantiscono velocità e precisione. È possibile scegliere tra stampa fronte/retro e opzioni a colori o bianco e nero.
- Piega e Imbustamento: L’assemblaggio automatico garantisce l’abbinamento corretto di ogni comunicazione alla sua busta (compresa l’applicazione di eventuali allegati). Vengono utilizzate buste standard o personalizzate.
- Sicurezza e Tracciabilità: L’intero processo è monitorato per garantire la riservatezza (GDPR compliance) e la tracciabilità di ogni singolo documento.
Outsourcing della Corrispondenza
Sposta la tua operatività di preparazione ed invio all’esterno e concentrati sul tuo core business. Il servizio In-Services di Infotec srl copre l’intero ciclo di vita della tua corrispondenza, dalla creazione o ricezione del file alla postalizzazione, operando come un partner logistico completo.
Gestiamo tutti i passaggi per Te
- Input: Ricezione dei tuoi file (testo, dati, immagini).
- Preparazione: Composizione dinamica e personalizzazione dei documenti.
- Normalizzazione Indirizzi: Verifica e correzione degli indirizzi per massima certezza del recapito.
- Creazione dei Lotti: Gestione e creazione lotti ottimizzatati per il caricamento nel sistema di spedizione.
- Produzione (Stampa e Imbustamento): Stampa ad alta velocità, piegatura e imbustamento automatico.
- Recapito: Affrancatura e consegna fisica del lotto agli operatori di recapito convenzionati per la distribuzione finale.
Samual
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